Kodėl popieriniai lapeliai nebepakanka šiuolaikiniam žmogui
Prisimenu laikotarpį, kai mano darbo stalą dengė spalvoti lipnūs lapeliai – kiekvienas su savo skubiu reikalu, kiekvienas šaukiantis dėmesio. Atrodė, kad taip kontroliuoju situaciją, bet iš tikrųjų skendau chaose. Kai kurie lapeliai nukrisdavo, kiti prarasdavo klijuotą kraštą, o svarbiausi dažnai atsidurdavo po kitais dokumentais. Tada supratau – reikia sistemos, kuri dirbtų kartu su manimi, o ne prieš mane.
Skaitmeninė užduočių dėžutė nėra tik dar viena programėlė telefone. Tai filosofijos pokytis – nuo reaktyvaus užduočių gaudymo prie proaktyvaus jų valdymo. Tačiau pati priemonė nesukuria stebuklų. Reikia suprasti, kaip ją panaudoti taip, kad ji taptų jūsų antruoju smegenų pusrutuliu, o ne dar vienu informacijos šaltiniu, kurio vengiate atidaryti.
Dviejų minučių taisyklė: mažos užduotys, dideli rezultatai
Vienas iš galingiausių principų, kurį galite pritaikyti su bet kokia užduočių valdymo sistema, yra dviejų minučių taisyklė. Esmė paprasta: jei užduotis užims mažiau nei dvi minutes, atlikite ją iš karto, o ne įrašykite į sąrašą.
Kodėl tai veikia? Todėl, kad pats užduoties įrašymo, kategorizavimo ir vėlesnio jos atlikimo procesas užima daugiau laiko nei tiesiog padaryti. Pavyzdžiui, jei reikia atsakyti į trumpą elektroninį laišką, atsiųsti dokumentą ar paskambinti dėl paprastos informacijos – darykite dabar.
Tačiau čia slypi subtilumas. Skaitmeninė užduočių dėžutė turėtų tapti vieta, kur laikote tik tas užduotis, kurios tikrai reikalauja laiko ir dėmesio. Kai filtruojate smulkmenas dviejų minučių taisykle, jūsų sąrašai tampa aiškesni, o tikrai svarbūs dalykai nebepraskęsta tarp „nupirkti pieną” ir „parengti metinę ataskaitą”.
Praktiškai tai reiškia: kai į galvą ateina mintis ar gauna užduotį, sustokite sekundei. Ar tai tikrai ilgiau nei dvi minutės? Jei ne – veikite. Jei taip – tada ir tik tada atidarykite savo skaitmeninę sistemą ir įrašykite tinkamai.
Kontekstiniai sąrašai: ne viską reikia matyti vienu metu
Didžiulė klaida, kurią daro daugelis pradedančiųjų – jie kuria vieną milžinišką užduočių sąrašą ir tikisi, kad tai padės. Rezultatas? Paralyžius. Kai matote 50 užduočių vienu metu, smegenys tiesiog atsisakydamos priimti sprendimus.
Čia į pagalbą ateina kontekstiniai sąrašai. Idėja tokia: užduotis grupuojate ne pagal projektus ar terminus, o pagal kontekstą – situaciją, kurioje galite jas atlikti. Klasikiniai pavyzdžiai:
@kompiuteris – užduotys, kurioms reikia pilnavertės darbo vietos su ekranu ir klaviatūra. Čia gali būti dokumentų rengimas, sudėtingi skaičiavimai, dizaino darbai.
@telefonas – skambučiai, kuriuos turite atlikti. Kai turite 15 minučių laisvo laiko tarp susitikimų, nereikia galvoti – tiesiog atidarote šį sąrašą ir skambinate.
@namai – dalykai, kuriuos galite padaryti tik būdami namuose. Remonto darbai, šeimos reikalai, asmeninė korespondencija.
@parduotuvė – ką reikia nusipirkti. Kai jau esate prekybos centre, vienu žvilgsniu matote visą sąrašą.
@energija_žema – tai genialus papildymas. Užduotys, kurias galite atlikti, kai esate pavargę ar neturite kūrybinės energijos. Rutininiai dalykai, failų tvarkymas, archyvavimas.
Tokia sistema leidžia maksimaliai išnaudoti kiekvieną situaciją. Laukiate eilėje? Pažiūrėkite @telefonas sąrašą. Turite valandą intensyvaus darbo? @kompiuteris jums padės. Pavargote po sunkios dienos? @energija_žema turi užduočių, kurias atliksite autopilotu.
Projektai prieš vienkartines užduotis: hierarchijos svarba
Ne visos užduotys yra lygios. Kai kurios yra savarankiškos – „nusiųsti sąskaitą Jonui” – ir baigta. Kitos yra tik vieno didesnio dalyko dalis. Čia daugelis susipainoja ir praranda produktyvumą.
Įsivaizduokite, kad jūsų sąraše yra „surengti komandos susitikimą”. Skamba kaip viena užduotis, bet iš tikrųjų tai projektas, susidedantis iš kelių žingsnių: rezervuoti patalpą, išsiųsti kvietimus, paruošti darbotvarkę, užsakyti kavos, paruošti prezentaciją. Jei tai traktuojate kaip vieną užduotį, ji tiesiog kabos sąraše, nes nežinosite nuo ko pradėti.
Skaitmeninės užduočių dėžutės leidžia kurti hierarchijas. Projektas tampa viršutiniu lygmeniu, o po juo – konkretūs veiksmai. Raktas čia – kiekvienas veiksmas turi būti tikrai veiksmas, ne abstrakti mintis.
Blogai: „Pagalvoti apie svetainės atnaujinimą”
Gerai: „Surašyti 5 dalykus, kurie nepatinka dabartinėje svetainėje”
Blogai: „Spręsti problemą su klientu”
Gerai: „Paskambinti klientui Petrui ir išsiaiškinti jo skundą”
Matote skirtumą? Pirmieji variantai verčia galvoti ir spręsti, kas iš tikrųjų reikia daryti. Antrieji – tiesiog imti ir daryti. Kai atidarote užduočių sąrašą, norite veikti, ne filosofuoti.
Daugelis programų leidžia pažymėti projektą ir tada matyti tik kitą veiksmą, kurio reikia. Tai vadinama „kito veiksmo” principu. Jums nereikia matyti visų 15 projekto žingsnių – užtenka žinoti, ką darysit dabar. Kai tai padarote, sistema automatiškai parodo kitą. Taip projektas juda į priekį be perkrovos.
Prioritetų nustatymas: Eisenhowerio matrica skaitmeniniame amžiuje
Visi žinome tą pojūtį – sąrašas pilnas užduočių, bet nežinome, nuo ko pradėti. Čia į pagalbą ateina senas, bet nepaprastai efektyvus įrankis – Eisenhowerio matrica, kurią galima puikiai integruoti į skaitmeninę sistemą.
Principas paprastas: užduotys skirstomos į keturias kategorijas pagal du kriterijus – svarbumas ir skubumas:
Svarbu ir skubu – krizės, terminai, neatidėliotini reikalai. Tai darot pirmiausiai, bet jei jūsų gyvenimas pilnas tokių užduočių, kažkas negerai su planavimu.
Svarbu, bet neskubu – čia vyksta tikrasis gyvenimas. Strateginis planavimas, santykių kūrimas, mokymasis, sveikata. Tai užduotys, kurios kuria ateitį, bet jas lengva atidėlioti, nes nėra skubos. Būtent čia turėtų būti dauguma jūsų dėmesio.
Nesvarbu, bet skubu – dažniausiai tai kitų žmonių prioritetai, kurie tampa jūsų pertraukimais. Dalis elektroninių laiškų, skambučių, susitikimų. Mokykitės delegoti arba mandagiai atsisakyti.
Nesvarbu ir neskubu – laiko švaistymas. Beprasmis naršymas, pertekliniai susitikimai, įpročiai, kurie nieko neduoda. Tiesiog ištrinkite.
Skaitmeninėje sistemoje galite tai įgyvendinti keliais būdais. Kai kurios programos leidžia nustatyti prioriteto lygius (P1, P2, P3). Kiti naudoja žymes ar spalvas. Asmeniškai man patinka paprastas metodas: užduotis, priklausančias „svarbu ir skubu” kategorijai, žymiu raudona vėliavėle ir jos visada viršuje. „Svarbu, bet neskubu” – oranžinė, ir stengiuosi kiekvieną dieną bent vieną tokią užduotį atlikti. Tai užtikrina, kad dirbu ne tik gesindamas gaisrus.
Svarbu suprasti: prioritetai nėra statiniai. Kas šiandien „svarbu, bet neskubu”, rytoj gali tapti „svarbu ir skubu”, jei to nesprendžiate. Todėl reguliariai – bent kartą per savaitę – peržiūrėkite savo sąrašus ir koreguokite prioritetus.
Laikas ir energija: kodėl kalendorius ir užduočių sąrašas turi būti draugai
Viena didžiausių iliuzijų produktyvumo pasaulyje – manyti, kad užduočių sąrašas ir kalendorius yra atskiri dalykai. Iš tikrųjų jie turi veikti simbiozėje.
Užduočių sąrašas sako „ką” reikia padaryti. Kalendorius sako „kada” turite laiko tai padaryti. Problema kyla, kai žmonės pripildo sąrašą 30 užduočių dienai, bet kalendoriuje turi 6 valandas susitikimų. Matematika neišeina.
Štai kaip tai sujungti praktiškai:
Pirmiausia, kalendoriuje blokuokite ne tik susitikimus, bet ir darbo laiką. Jei žinote, kad tam tikra užduotis užims dvi valandas, rezervuokite tas dvi valandas kalendoriuje. Tai vadinama „laiko blokavimas”. Taip matote tikrąją savo dienos paveikslą.
Antra, daugelis skaitmeninių užduočių dėžučių leidžia nustatyti ne tik terminą, bet ir konkretų laiką. Naudokite tai protingai. Ne kiekvienai užduočiai reikia tikslaus laiko – tai sukuria dirbtinį spaudimą. Bet kai užduotis tikrai turi būti atlikta konkrečiu metu (skambučiai, susitikimai), įrašykite laiką.
Trečia – energijos valdymas. Jūsų energijos lygis svyruoja per dieną. Daugelis žmonių produktyviausi ryte, kiti – po pietų. Kalendoriuje ir užduočių planavime atsižvelkite į tai. Sudėtingas, kūrybines užduotis planuokite savo energijos pieko metu. Rutininius dalykus – kai energija žemesnė.
Aš asmeniškai naudoju tokią sistemą: ryte, kai energija aukščiausia, turiu „gilaus darbo” bloką – 2-3 valandos be susitikimų, be elektroninio pašto. Tuo metu iš užduočių sąrašo renkuosi svarbiausią, sudėtingiausią užduotį. Po pietų – susitikimai ir bendravimas, kai energija vis tiek žemesnė. Vakare – lengvos, rutininės užduotys iš @energija_žema sąrašo.
Savaitinis apžvalgos ritualas: kaip neišeiti iš bėgių
Geriausias užduočių valdymo sistema pasaulyje neveiks, jei jos neprižiūrite. Čia į žaidimą įeina savaitinė apžvalga – ritualas, kuris daugeliui tampa produktyvumo stuburu.
Idėja paprasta: kartą per savaitę (daugelis renkasi penktadienio popietę arba sekmadienio vakarą) skirkite 30-60 minučių sistemai peržiūrėti ir atnaujinti. Tai ne darbo laikas – tai meta-laikas, kai žiūrite į darbą iš viršaus.
Štai ką turėtų apimti jūsų savaitinė apžvalga:
Ištuštinkite galvą – surinkite visas mintis, užrašus, lipnius lapelius, kurie susikaupė per savaitę. Įrašykite viską į sistemą. Tikslas – kad jūsų galvoje neliktų jokių „turiu nepamirši” minčių.
Peržiūrėkite kiekvieną projektą – ar kiekvienas projektas turi aiškų kitą veiksmą? Ar yra projektų, kurie nejuda? Kodėl? Gal reikia ką nors delegoti, atidėti ar net atsisakyti?
Atnaujinkite prioritetus – kas buvo svarbu praėjusią savaitę, gali nebūti svarbu dabar. Pažiūrėkite į savo tikslus ir įsitikinkite, kad užduotys atitinka juos.
Pažvelkite į ateinančias dvi savaites – kokie terminai artėja? Kokius pasiruošimus reikia pradėti dabar? Ar yra gimtadienių, svarbių datų, kelionių?
Išvalykite sistemą – ištrinkite pasenusias užduotis, archyvuokite užbaigtus projektus, atnaujinkite kontekstų sąrašus.
Šis ritualas gali atrodyti kaip laiko švaistymas, bet iš tikrųjų tai investicija. Po tokios apžvalgos jaučiatės ramūs ir kontroliuojantys situaciją. Žinote, kas jūsų laukia, ir esate pasirengę. Tai psichologinis pranašumas, kuris padidina produktyvumą visą savaitę.
Svarbu: savaitinė apžvalga turi tapti šventa tradicija. Ne kažkas, ką darote, „jei turite laiko”, o nekintamas įsipareigojimas sau. Įrašykite kalendoriuje kaip pasikartojantį įvykį. Laikykite tai susitikimu su savimi, kurio negalima atšaukti.
Kai sistema tampa gyvenimu: integracija su kasdienybe
Gražu turėti tobulą užduočių valdymo sistemą, bet ji neturi prasmės, jei naudojate ją tik kartą per dieną ar, dar blogiau, tik kai prisiminate. Tikrasis pokytis įvyksta, kai sistema tampa natūralia jūsų kasdienybės dalimi.
Pradėkite nuo ryto ritualo. Prieš pradėdami dieną (arba pradedant darbo dieną), skirkite 5-10 minučių peržiūrėti savo užduočių sąrašą. Ne tiesiog pažiūrėti – aktyviai nuspręsti, ką šiandien darysit. Aš tai vadinu „dienos projektavimas”. Pažiūriu į kalendorių, pažiūriu į užduotis, ir sąmoningai pasirenkiu 3-5 dalykus, kuriuos tikrai noriu padaryti. Ne 20, ne 10 – 3-5. Tai sukuria fokusą.
Per dieną sistema turėtų būti lengvai pasiekiama. Jei naudojate telefono programėlę, ji turėtų būti pagrindiniame ekrane. Jei kompiuterio – nuolatinėje skirtuke ar vienu klavišu pasiekiama. Kiekvieną kartą, kai į galvą ateina mintis, užduotis ar įsipareigojimas – iš karto įrašykite. Nesitikėkite, kad prisiminsit vėliau. Neprisiminsite.
Vakare – trumpa dienos užbaigimo rutina. 5 minutės. Pažymėkite, kas padaryta (tai psichologiškai labai svarbu – matote progresą). Pažiūrėkite, kas liko nepadaryta – ar tai vis dar aktualu rytojui? Trumpai pasiruoškite rytdienai.
Dar vienas aspektas – mobilumas. Jūsų sistema turi veikti visur: kompiuteryje, telefone, planšetėje. Sinchronizacija turi būti automatinė. Nėra nieko blogesnio nei turėti užduotį įrašytą telefone, bet nematyt jos kompiuteryje, kai reikia dirbti.
Tačiau čia svarbus balansas. Sistema turi tarnauti jums, ne jūs jai. Jei pradedate leisti daugiau laiko užduočių tvarkymui nei jų atlikimui – kažkas negerai. Jei sistema tampa tokia sudėtinga, kad bijote ją atidaryti – supaprastinkite. Geriau paprasta sistema, kurią naudojate, nei tobula, kurią ignoruojate.
Prisiminkite: tikslas nėra turėti tuščią užduočių sąrašą. Tai neįmanoma ir nereikalinga. Tikslas – žinoti, ką darote ir kodėl, jaustis kontroliuojantys savo įsipareigojimus, ir turėti ramybę, kad nieko svarbaus nepraleidžiate.
Kai viskas susideda: nuo chaoso prie aiškumo
Grįžkime prie to, nuo ko pradėjome – chaoso. Tų spalvotų lipnių lapelių, paskendusių elektroninių laiškų, užmirštų įsipareigojimų. Skaitmeninė užduočių dėžutė nėra magiškas sprendimas, bet ji yra galingas įrankis, jei žinote, kaip jį naudoti.
Septyni metodai, kuriuos aptarėme, veikia kartu kaip sistema. Dviejų minučių taisyklė išfiltruoja smulkmenas. Kontekstiniai sąrašai leidžia maksimaliai išnaudoti kiekvieną situaciją. Projektų hierarchija padeda suskaidyti didžiulius dalykus į valdomus žingsnius. Prioritetų nustatymas užtikrina, kad dirbate svarbius, o ne tik skubius dalykus. Integruojant su kalendoriumi, užtikrinate, kad planai atitinka realybę. Savaitinė apžvalga laiko viską bėgiuose. O kasdienė integracija daro sistemą gyva.
Pradėkite paprastai. Nepabandykite įdiegti visko iš karto. Pasirinkite vieną ar du metodus, kurie labiausiai rezonuoja su jūsų situacija. Išbandykite savaitę ar dvi. Kai tai taps natūralu, pridėkite kitą elementą. Sistema, kuri auga organiškai, yra daug tvirtesnė nei ta, kurią bandote primesti sau per vieną dieną.
Ir atminkite – produktyvumas nėra tikslas savaime. Tikslas yra turėti laiko ir energijos tam, kas tikrai svarbu. Šeimai, kūrybai, poilsiui, svajoms. Gera užduočių valdymo sistema nepadaro jūsų robotu, kuris efektyviai vykdo užduotis. Ji išlaisvina jus būti žmogumi, kuris gyvena pilnavertį gyvenimą, nes kasdieniai dalykai nesukelia streso ir chaoso.
Taigi atidarykite tą skaitmeninę užduočių dėžutę. Pradėkite nuo vienos užduoties, vieno projekto, vieno konteksto. Ir pamažu, žingsnis po žingsnio, pamatysite, kaip chaosas virsta aiškumu, o aiškumas – ramybe ir produktyvumu.